Negosiasi dalam Pengambilan Keputusan

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Tanpa kita sadari, setiap hari kita sesungguhnya selalu melakukan negosiasi. Negosiasi merupakan sesuatu yang kita lakukan setiap saat dan terjadi hampir di setiap aspek kehidupan kita. Selain itu negosiasi adalah cara yang efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan.
Kita harus melakukan negosiasi untuk mendapatkan apa yang kita inginkan dari pihak lain yang memilikinya dan yang juga mempunyai keinginan atas sesuatu yang kita miliki.

Seorang pemimpin sebuah organisasi harus memiliki kemampuan sebagai pengambil keputusan (decision maker). Sangat sulit bila seorang pemimpin tidak memiliki kemampuan tersebut walaupun memiliki kemampuan yang lain. Keputusan-keputusan yang dibuat dalam menyikapi setiap permasalahan yang muncul bila tidak diputuskan dengan cepat dan tepat akan seringkali menjadi polemik dan konflik di dalam organisasi. Bila hal ini dibiarkan akan membuat organisasi mengalami kemunduran bahkan lambat laun akan hancur karena semua sumber daya yang ada energinya hanya terfokus hanya pada masalah-masalah konflik internal saja. Hal ini terjadi akibat situasi yang tidak kondusif dan perbedaan kepentingan serta ekspektasi yang terlalu jauh antara harapan dan kenyataan.

Situasi tersebut tentu saja sangat tidak diharapkan oleh organisasi manapun karena dapat menyebabkan ketidaknyamanan dalam bekerja dan berinteraksi dengan pihak lain dalam organisasi. Oleh karena itu seorang pemimpin harus tegas, cerdas dan tepat dalam mengambil keputusan dan dapat menaungi aspirasi para bawahannya. 

Salah satu kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang manajer adalah kemampuan negosiasi. Kemampuan ini diperlukan untuk menyelesaikan masalah atau konflik yang sering terjadi pada suatu pengambilan keputusan atau kebijakan. Memaksakan kehendak kepada orang lain ataupun menerima keputusan orang lain yang tidak disetujuinya bukan menjadi solusi yang efektif mengatasi konflik keputusan atau kebijakan. 

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah di uraikan, maka masalah yang akan diteliti dalam makalah ini adalah sebagai berikut:

1.      Apakah yang dimaksud dengan negosiasi?

2.      Apa tujuan dari negosiasi?

3.      Apa saja teknik negosiasi?

4.      Apa langkah-langkah dalam melakukan negosiasi?

C. Tujuan Penulisan

            Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

1.      Untuk mengetahui definisi negosiasi

2.      Untuk mengetahui tujuan dari negosiasi

3.      Untuk mengetahui teknik-teknik negosiasi

4.      Untuk mengetahui langkah-langkah yang dilakukan dalam negosiasi

D. Manfaat Penulisan

Manfaat dari penulisan ini antara lain sebagai berikut:

1.      Dapat dijadikan salah satu bahan referensi bagi para akademis khususnya yang tertarik meneliti tentang negosiasi dalam pengambilan keputusan.

2.      Bagi penulis berharap dapat lebih memahami tentang negosiasi dalam pengambilan keputusan.

 

BAB II

PEMBAHASAN

A. Definisi Negosiasi

Banyak cara untuk menyelesaikan konflik yang terjadi akibat pengambilan keputusan yang tidak tepat, diantaranya dengan melakukan negosiasi. Sayangnya pengetahuan dan pemahaman tentang negosiasi, tujuan maupun karakteristik negosiasi tidak dimiliki oleh semua manager, pimpinan organisasi maupun individu yang terlibat dalam kehidupan bermasyarakat. Padahal tanpa kita sadari, setiap hari sesungguhnya kita telah melakukan negosiasi. Negosiasi adalah sesuatu yang dilakukan setiap saat dan terjadi hampir di setiap aspek kehidupan. 

Menurut Brian Finch kata negosiasi berasal dari bahasa latin yang berarti bisnis. Kata ini mengandung makna, dimana pembelian atau tawar menawar merupakan bagian dari kehidupan sehari-hari. Sedangkan pengertian Negosiasi menurut Pierre Casse adalah : 1) Proses komunikasi dua pihak, 2) Persepsi/ asumsi, kebutuhan, motivasi/ harapan berbeda, 3) Mencoba bersepakat demi kepentingan bersama. 

Definisi Negosiasi menurut Robert Heron dan Carolin Vandenabeele adalah suatu proses dimana dua pihak atau lebih yang mempunyai kepentingan yang sama atau bertentangan bertemu dan berbicara dengan maksud untuk mencapai suatu kesepakatan. 

Menurut Phil Baguley , dijelaskan tentang definisi negosiasi yaitu suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang.

Menurut Fisher dan Ury , negosiasi adalah komunikasi dua arah yang dirancang untuk mencapai kesepakatan pada saat kedua belah pihak memiliki kepentingan yang berbeda.

Menurut Gary Goodpaster , negosiasi adalah proses interaksi dan komnikasi yang dinamis dan beraneka ragam, mengandung seni dan penuh rahasia untuk mencapai suatu tujuan yang dianggap menguntungkan para pihak. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, negosiasi adalah (1) proses tawar-menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yg lain; (2) penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak yang bersengketa. 

Sedangkan menurut Stephen P. Robbins dan Timothy A. Judge, negosiasi adalah sebuah proses di mana dua pihak atau lebih melakukan pertukaran barang atau jasa dan berupaya untuk menyepakati nilai tukarnya. Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa negosiasi bukan sekedar alat untuk memenangkan kepentingan melalui proses tawar menawar atau konsensi tertentu tetapi sebagai proses merumuskan kepentingan yang mungkin ditawarkan kepada pihak lain tanpa mengurangi posisi dan martabatnya. 

Dari beberapa definisi negosiasi di atas dapat disimpulkan bahwa negosiasi adalah suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang.

B. Tujuan Negosiasi

            Adapun tujuan dari negosiasi adalah sebagai berikut:

•         Mengatasi atau menyesuaikan perbedaan;

•         Memperoleh sesuatu dari pihak lain (yang tidak dapat dipaksakan)

•         Mencapai kesepakatan yang dapat diterima kedua belah pihak dalam rangka suatu transaksi atau menyelesaikan sengketa.

C. Konsep Negosiasi

Negosiasi terjadi ketika kita melihat bahwa orang lain memiliki atau menguasai sesuatu yang kita inginkan. Tetapi hanya sekedar menginginkan saja tidaklah cukup. Kita harus melakukan negosiasi untuk mendapatkan apa yang kita inginkan dari pihak lain yang memilikinya dan yang juga mempunyai keinginan atas sesuatu yang kita miliki. Sedangkan agar negosiasi dapat terjadi dengan sukses, kita harus juga bersiap untuk memberikan atau merelakan sesuatu yang bernilai yang dapat kita tukar dengan sesuatu yang kita inginkan tersebut. 

Negosiasi memiliki sejumlah karakterisik utama, diantaranya adalah :

1.      Senantiasa melibatkan orang, baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok.

2.      Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu, baik berupa tawar menawar (bargain) maupun menukar (barter).

3.      Hampir selalu berbentuk tatap muka yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah.

4.      Negosiasi bisasanya menyangkut hal-hal di masa yang akan datang atau yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi.

5.      Ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil kedua belah pihak.

Sementara itu dalam negosiasi perlu diperhatikan panduan-panduan tertentu, yaitu sebagai berikut:

1.      Pelajari dahulu isu-isu yang dihadapi secara objektif

2.      Kemudian, tentukanlah batasan luasnya masalah yang dibahas dan ditangani.

3.      Biarkan saja bila ada pihak lain berpendapat setuju atau tidak setuju terhadap pendapat kita menganai isu yang dihadapi.

4.      Cermati pihak lain terutama perhatikan hal-hal yang diungkapkan bahasa tubuhnya, seperti sebagai berikut.

a) Bahasa tubuh di antaranya mimik dan sikap badan

b) Sikap konflik tanpa alasan

c) Sikap defensif atau tegang

Dalam konteks organisasi, negosiasi dapat terjadi :

1.      Antara dua orang, misalnya pada saat manajer dan bawahannya memutuskan tanggal penyelesaian proyek yang harus diselesaikan oleh bawahannya.

2.      Di dalam kelompok, misalnya untuk mengambil keputusan kelompok atas suatu kasus

3.      Antar kelompok, misalnya bagian pembelian dengan pemasok dalam kesepakatan harga, kualitas atau tanggal penyerahan barang.

Kelebihan dari negosiasi yaitu mempunyai kesempatan untuk mengutarakan pikiran atau isi hati dengan didengarkan oleh pihak lawan, memungkinkan penyelesaian masalah secara bersama-sama (joint problem solving), mengupayakan solusi terbaik yang dapat dipercayai, diterima, dan dijalankan kedua belah pihak. Sedangkan kekurangannya yaitu tidak dapat berjalan baik tanpa kemauan dan itikad baik para pihak untuk bernegosiasi, tidak akan efektif apabila tidak dilakukan oleh pihak-pihak yang mempunyai kewenangan untuk mengambil keputusan, sulit berjalan baik apabila para pihak berada dalam situasi atau posisi yang tidak seimbang atau berat sebelah (misalnya jika salah satu pihak mempunyai kedudukan atau kekuatan yang jauh lebih besar).

Untuk menjamin terjadinya keamanan dan kelancaran dalam bernegosiasi maka negosiator yang ditunjuk untuk melakukan negosiasi harus memilki pengetahuan, sikap dan keterampilan sebagai berikut.

1.      Otoritas akan kewenangan untuk mengambil keputusan.

2.      Memiliki wawasan dan keterampilan yang baik dalam bidang yang akan dirundingkan

3.      Kemampuan berbicara dan bahasa yang baik.

4.      Kemampuan untuk mengekspresikan substansi permasalahan, yang dibuktikan dengan dapat menyampaikan ide dan dapat dicerna oleh pihak lain dengan mudah.

5.      Kepercayaan diri yang kuat tetapi tidak berlebihan dan selalu menghargai orang lain.

6.      Sikap dan penampilan yang baik, di antaranya bersikap sopan, simpati dan empati.

D. Teknik Negosiasi

1. Distribusi Negosiasi

Distribusi negosiasi dideskripsikan sebagai negosiasi antara dua pihak dimana masing-masing pihak memiliki fixed value yang saling dipersaingkan. Setiap pihak akan bersaing untuk mendapatkan keuntungan lebih. Setiap keuntungan bagi satu pihak, merupakan kerugian bagi pihak lain. Jadi, jika kesepakatan tercapai, ada pihak yang diuntungkan dan ada pihak yang dirugikan atau dikorbankan kepentingannya. Istilah zero sum atau win-lose juga dapat digunakan untuk menggambarkan negosiasi jenis ini.

Dalam negosiasi jenis ini, reputasi atau relationship dari pihak-pihak yang terlibat negosiasi tidak memiliki pengaruh yang besar terhadap jalannya negosiasi karena masing-masing pihak akan berusaha untuk mendapatkan value semaksimal mungkin. Dalam menjalankan distribusi negosiasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar dapat menjalankan negosiasi dengan sukses. Informasi menjadi hal yang sangat penting apalagi informasi mengenai pihak lawan negosiasi. Pembocoran informasi kepada pihak lawan merupakan suatu hal yang harus dihindari karena hal tersebut akan sangat merugikan. Informasi yang diperoleh digunakan untuk menentukan tawaran pertama yang harus dilakukan secara proporsional.

2. Integrasi Negosiasi

Dalam integrasi negosiasi, pihak-pihak yang terlibat akan bekerja sama untuk mencapai keuntungan maksimal dengan mengintegrasikan kepentingan mereka. Melalui kolaborasi dan pertukaran informasi, setiap pihak akan berupaya untuk membentuk kesepakatan yang mengakomodasi kepentingan dari semua pihak. Selain memadukan kepentingan, setiap pihak juga akan berusaha memperjuangkan kepentingannya agar tetap merasa diuntungkan tanpa merugikan pihak lain. Negosiasi jenis ini dikenal pula sebagai win-win negotiation. Dalam menjalankan negosiasi ini, berbagi informasi merupakan hal yang perlu dilakukan agar semua pihak saling mengerti apa yang menjadi keinginan dan kepentingan dari masing-masing pihak.

E. Langkah-Langkah Negosiasi

            Langkah-langkah dalam melakukan negosiasi adalah sebagai berikut:

1.      Persiapan
Langkah pertama dalam melakukan negosiasi adalah langkah persiapan. Persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya diri yang kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. Yang pertama harus kita lakukan dalam langkah persiapan adalah menentukan secara jelas apa yang ingin kita capai dalam negosiasi. Tujuan ini harus jelas dan terukur, sehingga kita bisa membangun ruang untuk bernegosiasi. Tanpa tujuan yang terukur, kita tidak memiliki pegangan untuk melakukan tawar-menawar atau berkompromi dengan pihak lainnya. Hal kedua dalam persiapan negosiasi adalah kesiapan mental. Usahakan kita dalam kondisi relaks dan tidak tegang.

2.      Pembukaan
Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan. Kita harus mampu menciptakan atmosfir atau suasana yang tepat sebelum proses negosiasi dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan baik dan benar, kita perlu memiliki rasa percaya diri, ketenangan, dan kejelasan dari tujuan kita melakukan negosiasi. Ada tiga sikap yang perlu kita kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu: pleasant (menyenangkan), assertive (tegas, tidak plin-plan), dan firm (teguh dalam pendirian). Selanjutnya dalam pembicaraan awal, mulailah dengan membangun common ground, yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua pihak dan dapat dijadikan landasan bahwa pada dasarnya selain memiliki perbedaan, kedua pihak memiliki beberapa kesamaan yang dapat dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya.

3.      Memulai proses negosiasi

Langkah pertama dalam memulai proses negosiasi adalah menyampaikan apa yang menjadi keinginan atau tuntutan kita. Kemudian dengarkan dengan efektif apa yang ditawarkan atau yang menjadi tuntutan pihak lain. Mendengar dengan efektif memerlukan kebiasaan dan teknik-teknik tertentu. Seperti misalnya bagaimana mengartikan gerakan tubuh dan ekspresi wajah pembicara. Usahakan selalu membangun kontak mata dengan pembicara dan berada dalam kondisi yang relaks namun penuh perhatian.

4.      Zona Tawar Menawar (The Bargaining Zone)

Dalam proses inti dari negosiasi, yaitu proses tawar menawar, kita perlu mengetahui apa itu The Bargaining Zone (TBZ). TBZ adalah suatu wilayah ruang yang dibatasi oleh harga penawaran pihak penjual dan tawaran awal oleh pembeli. Kesepakatan kedua belah pihak yang paling baik adalah terjadi di dalam wilayah yang disebut Final Offer Zone. Biasanya kesepakatan terjadi ketika terdapat suatu overlap antara pembeli dan penjual dalam wilayah Final Offer Zone.

5.      Membangun Kesepakatan

Babak terakhir dalam proses negosiasi adalah membangun kesepakatan dan menutup negosiasi. Ketika tercapai kesepakatan biasanya kedua pihak melakukan jabat tangan sebagai tanda bahwa kesepakatan (deal or agreement) telah dicapai dan kedua pihak memiliki komitmen untuk melaksanakannya.

Yang perlu kita ketahui dalam negosiasi yaitu tidak akan pernah tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing-masing atau salah satu pihak tidak memiliki niat untuk mencapai kesepakatan. Kesepakatan harus dibangun dari keinginan atau niat dari kedua belah pihak, sehingga tidak bertepuk sebelah tangan. Karena itu, penting sekali dalam awal-awal negosiasi memahami dan mengetahui sikap dari pihak lain, melalui apa yang disampaikan secara lisan, bahasa gerak tubuh maupun ekspresi wajah.

F. Negotiation Triangle

•         HEART, yaitu karakter atau apa yang ada di dalam kita yang menjadi dasar dalam kita melakukan negosiasi

•         HEAD, yaitu metode atau teknik-teknik yang kita gunakan dalam melakukan negosiasi

•         HANDS, yaitu kebiasaan-kebiasaan dan perilaku kita dalam melakukan negosiasi yang semakin menunjukan jam terbang kita menuju keunggulan atau keahlian dalam bernegosiasi

Jadi sebenarnya tidaklah cukup melakukan negosiasi hanya berdasarkan hal-hal formal, kebijakan dan prosedur, atau teknik-teknik dalam negosiasi. Justru kita perlu menggunakan ketiga komponen tersebut yaitu: karakter, metoda dan perilaku. Dalam banyak hal, negosiasi justru tidak terselesaikan di meja perundingan atau meja rapat formal, tetapi justru dalam suasana yang lebih informal dan relaks, di mana kedua pihak berbicara dengan hati dan memanfaatkan sisi kemanusiaan pihak lainnya. Karena pada dasarnya selain hal-hal formal yang ada dalam proses negosiasi, setiap manusia memiliki keinginan, hasrat, perasaan, nilai-nilai dan keyakinan yang menjadi dasar bagi setiap langkah pengambilan keputusan yang dilakukannya.

G. Pendekatan Analisis Keputusan pada Negosiasi

            Raiffa (1982) mengembangkan pendekatan analisis keputusan pada negosiasi sebagai alternative analisis teori permainan, sebuah pendekatan tentang bagaimana orang biasa (tidak selalu rasional dan pandai) pada kenyataannya berperilaku. Pendekatan Raiffa ini memusatkan diri dalam memberikan nasihat terbaik bagi negosiator kunci dengan berpedoman pada hal paling mungkin dari profil perilaku pihak lain. Struktur analitis dari pendekatan ini didasarkan pada tiga informasi, yakni:

1.      Alternative yang dimiliki tiap pihak agar terjadi kesepakatan

2.      Ketertarikan tiap pihak

3.      Derajat kepentingan dari setiap ketertarikan yang dimiliki tiap pihak

Alternatif agar terjadi kesepakatan sebelum melakukan negosiasi penting, kita harus mempertimbangkan langkah yang akan diambil jika tidak terjadi kesepakatan. Langkah ini merupakan alternatif terbaik terhadap kesepakatan yang sedang dinegosiasikan (best alternative to negotiated agreement/BATNA). BATNA berperan penting sebagai batas bawah dalam menentukan hasil minimum yang diharapkan dalam negosiasi kerja sama yang sedang diupayakan tersebut. Hasil apa pun dari negosiasi yang lebih tinggi nilainya disbanding dengan BATNA akan membuat kita menjauh dari titik tidak tercapainya kesepakatan dan setiap hasil negosiasi yang lebih rendah dari BATNA jelas ditolak.

Ketertarikan para pihak dalam melakukan analisis pada sebuah negosiasi perlu dikenali semua ketertarikan pihak yang melakukan negosiasi tersebut. Negosiator tidak selalu menyadari ketertarikan yang dimilikinya karena ada perbedaan antara posisi yang dinyatakan oleh negosiator dan ketertarikan dasar yang dimiliki oleh seorang negosiator. Posisi adalah kebutuhan yang dinyatakan dan dituntut oleh satu pihak terhadap pihak lainnya dalam sebuah negosiasi. Ketertarikan adalah hal dasar di belakang posisi-posisi tersebut yang dapat jadi hal penting bagi negosiator bila mereka mampu disadarkan terhadap adanya hal tadi. Terkadang focus terhadap ketertarikan yang lebih dalam mampu mengidentifikasi hal yang lebih penting bagi pihak lain, pemahaman ini akan menjadi dasar tawar-menawar yang lebih masuk akal.

Derajat kepentingan tiap pihak terhadap keinginannya mungkin sangat menonjol meskipun menyadari seluruh keinginan mungkin tidak memikirkan dengan saksama derajat kepentingan dari keinginan-keinginan tersebut. Kesepakatan terbaik tercapai dengan merelakan hal yang kurang penting dan memperoleh hal yang lebih penting. Untuk dapat masuk dalam sebuah negosiasi maka anda harus menyadari derajat kepentingan dari tiap keinginan bagi anda, sehingga anda akan dapat mengenali pertukaran mana yang lebih menarik dan mana yang kurang menarik bagi anda.

BAB III

KESIMPULAN

Negosiasi merupakan suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang. Tujuan dilakukannya negosiasi yaitu untuk mengatasi atau menyesuaikan perbedaan, untuk memperoleh sesuatu dari pihak lain (yang tidak dapat dipaksakan) dan untuk mencapai kesepakatan yang dapat diterima kedua belah pihak dalam rangka suatu transaksi atau menyelesaikan sengketa.

Ada 2 teknik dalam negosiasi yaitu distribusi negosiasi dan integrasi negosiasi. Distribusi negosiasi merupakan negosiasi antara dua pihak yang memiliki fixed value yang saling dipersaingkan dan Setiap pihak akan bersaing untuk mendapatkan keuntungan lebih. Sedangkan integrasi negosiasi merupakan kerja sama antara dua pihak untuk mencapai keuntungan maksimal dengan mengintegrasikan kepentingan mereka dan memperjuangkan kepentingan yang menguntungkan tanpa merugikan pihak lain

Langkah-langkah yang dilakukan dalam negosiasi yaitu persiapan, pembukaan, memulai proses negosiasi, zona tawar menawar dan membangun kesepakatan. Yang perlu kita ketahui dalam negosiasi yaitu tidak akan pernah tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing-masing atau salah satu pihak tidak memiliki niat untuk mencapai kesepakatan. Kesepakatan harus dibangun dari keinginan atau niat dari kedua belah pihak, sehingga tidak bertepuk sebelah tangan. Karena itu, penting sekali dalam awal-awal negosiasi memahami dan mengetahui sikap dari pihak lain, melalui apa yang disampaikan secara lisan, bahasa gerak tubuh maupun ekspresi wajah.

 

DAFTAR  PUSTAKA

Bazerman, Max. H. 1994. Judgement in managerial Decision Making, John Wiley & Sons, INC, New York.

Luthans F, 2006. Perilaku Organisasi Edisi 10, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Setiadi N J, 2008. Business Economics and Managerial Decision Making, Kencana, Jakarta.